Heute ist der 22.07.2026, und die Aufregung in der Hotelbranche ist greifbar. Der Countdown läuft! Nur noch wenige Tage bis zum 2. August 2026, wenn der EU AI Act, die erste umfassende Regulierung für Künstliche Intelligenz, für viele Unternehmen, darunter auch die Hotellerie, in vollem Umfang wirksam wird. Das bedeutet: Wer KI nutzt – und das tun in dieser Branche viele, von Chatbots über Revenue-Management-Programme bis hin zu Personalauswahl-Systemen – muss sich jetzt ernsthaft vorbereiten. Aber was genau bedeutet das für Hotels?

Zunächst einmal ist der AI Act am 1. August 2024 in Kraft getreten und wird schrittweise umgesetzt. Ab dem 2. August 2026 gelten die strengen Anforderungen für Hochrisiko-KI-Systeme, die in Anhang III der Verordnung aufgelistet sind. Hierzu gehören nicht nur Bereiche wie Bildung oder Strafverfolgung, sondern auch alles, was mit personenbezogenen Daten zu tun hat. Und das sollte jedem Hotelier zu denken geben. Denn die Nutzung von KI ist nicht nur ein Trend, sondern mittlerweile fast ein Muss, um im Wettbewerb bestehen zu können – doch die rechtlichen Rahmenbedingungen werden strenger.

Transparenz und Verantwortung

Hotels, die KI-Systeme einsetzen, müssen sich auf neue Transparenzpflichten einstellen. Der AI Act verlangt, dass Nutzer klar informiert werden, wenn sie mit KI interagieren. Das bedeutet, dass Inhalte, die täuschend echt wirken, eindeutig als KI-generiert gekennzeichnet werden müssen. Es reicht nicht mehr aus, einfach einen schönen Text zu zaubern; die Herkunft der Informationen muss transparent gemacht werden. Besonders wichtig ist, dass falsche Darstellungen, auch wenn sie als KI-generiert gekennzeichnet sind, nicht zulässig sind. Das kann im Zweifelsfall teuer werden.

Erfreulicherweise gibt es aber auch Lichtblicke. Die Schweiz, als Nicht-EU-Mitglied, hat zwar nicht automatisch das EU-Recht zu befolgen, aber der AI Act hat extraterritoriale Wirkung. Das heißt, Schweizer Hotels, die Geschäfte in der EU machen oder KI-Systeme dort anbieten, müssen sich ebenfalls an die neuen Regelungen halten. Eine Webseite, die in der EU abrufbar ist, macht den AI Act jedoch nicht automatisch anwendbar. Das ist ein kleiner Lichtblick für alle, die sich nicht sofort einem Dschungel aus Vorschriften gegenübersehen möchten.

Schritt für Schritt zur Compliance

Ab 2026 werden die Aufsichtsstrukturen und Sanktionsregeln für Hotels, die mit Hochrisiko-KI arbeiten, relevant. Anbieter und Betreiber müssen ein Risikomanagementsystem einrichten und ihre KI-Anwendungen entsprechend dokumentieren. Das klingt erst einmal abschreckend, aber mit einem gut durchdachten Plan lässt sich vieles bewältigen. Die Pflicht zur Dokumentation von Trainings-, Validierungs- und Testdatensätzen wird auch für die Hotelbranche ein Thema sein, besonders wenn es um die Personalauswahl und -überwachung geht, die als Hochrisiko-Anwendungen gelten.

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Ein weiteres spannendes Thema ist die dynamische Preisgestaltung. Hier müssen Hotels besonders aufpassen, denn diskriminierende Kriterien dürfen nicht verwendet werden. Das könnte schnell zu einem rechtlichen Stolperstein werden. Eine gute KI-Governance erfordert ein KI-Inventar und die Einteilung von Anwendungen in Risikogruppen. Verantwortlichkeiten müssen klar definiert sein, und minimale KI-Kompetenz im Betrieb wird zur Pflicht. Die Entwicklungen sind rasant, und wer nicht mit der Zeit geht, läuft Gefahr, zurückzubleiben.

Die Zukunft im Blick

Die Vorbereitungszeit bis August 2024 wird als Übergangsfrist gesehen, um alle erforderlichen Systeme und Dokumentationen auf den neuesten Stand zu bringen. Das bedeutet, dass sich Hotels in den kommenden Monaten intensiv mit ihren KI-gestützten Anwendungen auseinandersetzen sollten. Wer jetzt die Zeit nutzt, um eine Bestandsaufnahme aller verwendeten KI-Systeme vorzunehmen und diese zu klassifizieren, wird es später einfacher haben. Die Nichteinhaltung der Vorschriften kann zu Bußgeldern führen, die bis zu 15 Millionen Euro betragen können. Ein Grund mehr, die Ohren auf Empfang zu haben!

Die Entwicklungen zum Digital Omnibus, die eventuell die Fristen für die Anwendbarkeit der Hochrisiko-Bestimmungen verschieben könnten, sollten ebenfalls aufmerksam verfolgt werden. Auch wenn aktuell kein beschlossener Rechtsakt zur Verschiebung vorliegt, ist der 2. August 2026 der verbindliche Stichtag, auf den sich die Hotellerie vorbereiten muss. Wer sich jetzt nicht rechtzeitig damit beschäftigt, könnte schnell auf der Strecke bleiben.