Die Welt der Hotels und Veranstaltungen hat sich in den letzten Jahren rasant verändert. Digitalisierung ist das Zauberwort, das die Branche erfasst hat. Leonardo Hotels Central Europe zeigt, wie man mit einem innovativen Ansatz in der Angebotsverwaltung nicht nur die Effizienz steigert, sondern auch den Umsatz ankurbeln kann. Mit dem cloudbasierten Angebotssystem „Proposales“ wird das Spiel neu definiert. Das Ziel? Eine grundlegende Veränderung bei der Erstellung und Bearbeitung von Eventangeboten im Direktvertrieb.

In einem Pilotprojekt in Städten wie Augsburg, Nürnberg, Ulm und Mannheim konnte die Bearbeitungszeit für Angebote um rund 50 Prozent reduziert werden! Das ist jetzt wirklich aufregend. Und als ob das nicht schon genug wäre, stieg die Buchungsquote im Angebotsprozess um 12 Prozent. Wer hätte gedacht, dass die Digitalisierung so viel bewirken kann? Ab Anfang 2026 wird „Proposales“ in allen Häusern von Leonardo Hotels in Central Europe zum Einsatz kommen. Die Business Unit Benelux nutzt das System bereits seit 2022, und die Erfolge sprechen für sich.

Effizienzsteigerung durch digitale Lösungen

Die Vorteile der digitalen Angebotsverwaltung sind nicht zu übersehen. Man spricht von einer Zeitersparnis von bis zu 70 Prozent und einer Umsatzsteigerung von 13 Prozent. Das klingt fast zu schön, um wahr zu sein, oder? Aber die Zahlen lügen nicht. Digitale Lösungen reduzieren Fehler, beschleunigen die Reaktionszeiten und steigern die Konversionsraten. Der Umstieg auf digitale Prozesse erfordert jedoch eine klare Planung und Schulung. Man darf nicht vergessen, dass der klassische Weg – Anfragen per E-Mail oder Telefon und manuelle Angebotserstellung – oft mit hohen Fehlerquoten und langen Wartezeiten einhergeht.

Das neue System ersetzt all diese analogen Hürden durch eine standardisierte, cloudbasierte Angebotslogik. Angebote werden strukturiert und in einem konsistenten Format erstellt, versehen mit ansprechenden Bildern und Videos. Ein integriertes Reporting erfasst Angebotsvolumen, Reaktionszeiten und sogar Ablehnungsgründe. So wird nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch die Möglichkeit geboten, den Prozess datenbasiert zu steuern und Optimierungspotenziale zu identifizieren.

Herausforderungen und Chancen

Doch die Einführung solcher Systeme kann auch eine Herausforderung sein. Ein häufiger Stolperstein ist die Unterschätzung der Datenmigration. Viele Betriebe haben Angst vor dem Umstieg, was nicht zuletzt an der Veränderungsscheu liegt. Der Fachkräftemangel verstärkt die Probleme in der Angebotsverwaltung und sorgt dafür, dass die Mitarbeiter oft überlastet sind. Eine direkte Anbindung an das Veranstaltungssystem Optima Events ist geplant, um die Integration weiter zu optimieren.

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Dennoch ist die Digitalisierung ein Wettbewerbsvorteil. Kleine Schritte und offene Kommunikation im Team sind entscheidend. Künstliche Intelligenz könnte zukünftig eine noch größere Rolle spielen – sie ermöglicht personalisierte Nachverfolgungen und präzise Nachfrageprognosen. Die Diskussion über KI hat sich in der Hotelbranche längst von der Frage des Ob auf die Frage des Wie verlagert. Immer mehr Hoteliers erkennen, wie wichtig KI für ihren Erfolg in den kommenden Jahren ist.

Aktuelle Studien zeigen, dass über 70 Prozent der Befragten in der Branche die Bedeutung von KI für ihre zukünftige Entwicklung erkennen. Dennoch gibt es eine signifikante Lücke zwischen diesem Bewusstsein und der tatsächlichen Umsetzung. Viele Hotels diskutieren KI im Rahmen breiterer Digitalisierungsbemühungen, doch nur ein geringer Teil hat diese Themen in formalen Strategiedokumenten verankert. Die Trägheit, die damit einhergeht, führt oft zu einer KI-„Experimentierfalle“.

Insgesamt zeigt sich, dass die Digitalisierung in der Hotelbranche eine spannende Reise ist, die sowohl Chancen als auch Herausforderungen mit sich bringt. Die kommenden Jahre werden zeigen, wie sich dieser Wandel weiter entfaltet und welche innovativen Lösungen wir noch erwarten dürfen.