Die Welt der Geschäftsreisen ist ein pulsierendes Terrain, in dem Zeiteffizienz und Kostentransparenz immer mehr an Bedeutung gewinnen. Gerade in unserer heutigen Zeit, wo es darum geht, Ressourcen zu sparen und dennoch den Überblick zu behalten, ist die Kooperation zwischen der Onesto GmbH und Edi – Expense Intelligence ein Lichtblick. Mit dem Ziel, die Prozesse im Geschäftsreisemanagement zu vereinfachen, wird hier eine spannende Lösung präsentiert. Laut der VDR-Geschäftsreiseanalyse 2026 sind Transaktionsgebühren und die Komplexität der Hotelabrechnung echte Kostentreiber. Was können Unternehmen also tun, um diesen Herausforderungen zu begegnen?

Die Antwort liegt auf der Hand: Automatisierung! Wo früher manuelle Arbeitsschritte und doppelte Dateneingaben an der Tagesordnung waren, fließen jetzt Reiseanträge, Buchungen und Abrechnungen nahtlos ineinander. Die neue Lösung von Onesto und Edi ermöglicht es, dass relevante Reisedaten automatisch von Onesto in die Abrechnung bei Edi übermittelt werden. Dominik Palicki von Onesto hebt hervor, wie wichtig es ist, mehrfaches Datenerfassen zu vermeiden. So beginnt der Geschäftsreiseprozess bereits mit dem Reiseantrag in Edi und wird durch automatisierte Datenübergaben optimiert.

Die Vorteile eines modernen Geschäftsreisemanagements

Ein effizientes Geschäftsreisemanagement umfasst nicht nur die Buchung von Flügen und Hotels, sondern auch die Überwachung der Reiserichtlinien und das Sammeln von Belegen für die Buchhaltung. Es ist ein komplexes Zusammenspiel, das gut organisiert sein will. Digitale Tools gewinnen hierbei stark an Beliebtheit. Pleo zum Beispiel bietet eine Vielzahl von Lösungen an, darunter die Pleo Karte und einen Belegscanner. All das zielt darauf ab, den Verwaltungsaufwand zu verringern und gleichzeitig die Produktivität zu steigern. Denn klar ist, je einfacher die Prozesse sind, desto weniger Zeit geht verloren – nicht nur bei Genehmigungen, sondern auch in der Reisekostenabrechnung.

Die Rückkehr zur Normalität zeigt sich auch in Zahlen: Die Anzahl der Geschäftsreisen in Deutschland steigt wieder, mit beeindruckenden 117 Millionen Reisen im Jahr 2023. Unternehmen, die sich für moderne Softwarelösungen entscheiden, profitieren von Kosteneinsparungen und einem Wettbewerbsvorteil. Allerdings bleibt der anfängliche Mehraufwand nicht unerwähnt. Datenschutzbedenken und fehlende Schnittstellen sind Herausforderungen, die viele Unternehmen zunächst abwägen müssen, bevor sie auf Komplettlösungen umsteigen.

Integration als Schlüssel zum Erfolg

Hier kommt der Aspekt der Integration ins Spiel. Viele mittelständische Unternehmen digitalisieren zwar ihre Arbeitsschritte, doch oft fehlt ein durchdachtes Gesamtkonzept. Dies führt häufig zu einer mangelnden Transparenz im Reisekostenmanagement. Unterschiedliche Wege für Reiseanträge und Reisekostenabrechnungen machen die Analyse und das Reporting mühsam. Eine moderne Komplettlösung, wie sie beispielsweise SAP-Concur bietet, ermöglicht nicht nur die zentrale Speicherung aller Daten, sondern auch die Automatisierung vieler Prozesse. Der Einsatz von KI und OCR-Technologie erleichtert die Belegverarbeitung erheblich und spart wertvolle Zeit.

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Doch trotz der verlockenden Vorteile zögern viele Unternehmen, den Schritt zur Komplettlösung zu wagen. Die Bedenken hinsichtlich des Implementierungsaufwands sind verständlich, doch die langfristigen Einsparungen sprechen für sich. Schätzungen zufolge können optimierte Prozesse bis zu 10% der Reisekosten einsparen, was deutschlandweit etwa 3,9 Milliarden Euro ausmachen könnte. Mit der richtigen Software wird das Reisen nicht nur effizienter, sondern auch angenehmer für alle beteiligten Mitarbeiter.

In dieser dynamischen Reisebranche, die sich ständig weiterentwickelt, ist es entscheidend, die richtigen Tools und Strategien zu wählen. Schließlich ist der Erfolg eines Unternehmens oft direkt an die Effizienz seiner Geschäftsreiseprozesse gekoppelt. Und wer möchte schon auf die Vorteile einer durchdachten, automatisierten Lösung verzichten?